Styrelsearbete i bostadsrättsförening: uppgifter, roller, ansvar och krav

Vad gör styrelsen i en bostadsrättsförening?

En bostadsrättsförening måste ha en styrelse. Enligt lagen om ekonomiska föreningar ansvarar styrelsen för föreningens förvaltning och organisation. 

Styrelsens uppdrag är att förvalta föreningen i enlighet med medlemmarnas intresse och stämmans direktiv.

Förvaltningsuppdraget avser beslut om, och handläggning av, den löpande verksamheten. Styrelsens uppgifter kan alltså omfatta en mångfald av praktiska frågor.

Styrelsens befogenheter regleras av föreningens stadgar, bl.a. av stadgarnas ändamålsparagraf. 

Vad innebär likhetsprincipen som styrelsen ska följa?

Boenden i en BRF delar ansvar och skyldigheter med övriga boenden i föreningen och ska även ha de samma rättigheterna.

Likhetsprincipen (omtalas av och till som "jämlikhetsprincipen") är en generell juridisk princip med ursprung i bolagsrätten. 

Likhetsprincipens syfte är att förhindra att styrelsen, eller medlemmarnas majoritet, särbehandlar en minoritet. Likhetsprincipen ska således vara ett hinder för maktmissbruk inom föreningen. 

Samtliga medlemmar ska enligt denne behandlas principiellt lika, vilket enligt praxis betyder att medlem varken får ges särskild fördel eller nackdel på bekostnad av övriga medlemmar. 

Det handlar alltså inte om att ingen får behandlas olika i något sammanhang, det vore en omöjlighet. Däremot får medlem inte utsättas för illojalt eller otillbörligt gynnande eller missgynnande. Eventuellt gynnande eller missgynnande av enskild medlem eller minoritet ska således alltid bygga på sakliga skäl.

Vilket ansvar har styrelsen för en bostadsrättsförening?

Bostadsrättsföreningens styrelse ska

• besluta vem som ska vara firmatecknare

• kalla medlemmarna till föreningsstämman

• företräda föreningen

• ansvara för den löpande verksamheten i föreningen

• ansvara för att årsredovisningar upprättas

• rätta sig efter stadgarna och föreningsstämmans beslut

• anmäla ändringar i föreningen för registrering hos Bolagsverket.

Styrelsen utser ofta en extern teknisk förvaltare och en extern ekonomisk förvaltare. Även om sådana finns är det styrelsen som har ansvaret för att fastigheten sköts tillfredsställande samt för att det är ordning i ekonomin.

Vem utser styrelsen i en bostadsrättsförening?

Föreningens stämma utser styrelsens ledamöter.

Styrelsesuppleanterna utses också av stämman.

Stämman ska i regel inte tilldela roller till ledamöterna utöver ordinarie ledamot respektive suppleant. 

I förekommande fall utser dock styrelsens ordförande av stämman. 

Hur många ledamöter måste BRF-styrelsen ha?

Det lägsta antalet styrelseledamöter som lagen tillåter är tre ledamöter. Krav på flera ledamöter än så kan skrivas in i föreningens stadgar.

Ledamöterna ska registreras hos Bolagsverket.

Om föreningen saknar en fulltalig styrelse – ej i enlighet med lag och stadgar – kan den komma att tvångslikvideras.

Vad beslutas på ett konstituerande styrelsemöte?

Styrelsens kompletta rollbesättning och arbetsuppgifter beslutas i regel av styrelsen själv, på styrelsens s.k. konstituerande möte. 

Sådant styrelsemöte brukar hållas kort tid efter stämman.

Måste styrelseledamot vara medlem i föreningen?

I en bostadsrättsförening ska samtliga styrelseledamöter vara medlemmar (eller make/maka/sambo till en medlem) om inte föreningens stadgar föreskriver något annat. 

Styrelseledamot ska dessutom vara myndig.

Hur länge får styrelsen sitta utan omval?

Styrelseledamöterna väljs för att verka en viss tid. Mandatperioden löper i regel fram till slutet av nästa ordinarie föreningsstämma (den får vara max fyra räkenskapsår). Styrelsens ledamöter kan bli omvalda för en ny mandatperiod.

Vilka olika roller har ledamöterna?

Föreningen ska alltid ha en ordförande som leder arbetet i styrelsen och därför har ett särskilt ansvar. Hen kallar till styrelsemöten när det behövs och bevakar att styrelsen utför sina arbetsuppgifter tillfredsställande.

Ordföranden ska registreras i Bolagsverkets föreningsregister.

Rollfördelningen i övrigt sker utifrån föreningens behov. 

Beslut om rollfördelning tas i regel på styrelsens konstituerande sammanträde). 

Inom styrelsen brukar förutom ordförande utses en sekreterare och en ekonomiansvarig (kassör). 

Andra vanliga roller är teknisk ansvarig, miljöansvarig, samt ansvarig för hemsidan.

När ska styrelsen sammanträda?

Ordföranden ska alltid kalla till styrelsesammanträde när hen finner det behövlig eller när annan ledamot så begärt.

Antalet sammanträden som bör hållas över året beror i grunden mycket på föreningens storlek och komplexitet. Många föreningar har styrelsemöte varje eller varannan månad (och då gärna till "fasta" tider).

Får styrelsemötet hållas digitalt?

Styrelsemöte kan hållas helt digitalt. Enskild ledamot kan dessutom delta på distans.

Kallelse till digitalt styrelsemöte förutsätter dock att samtliga ledamöter har de tekniska förutsättningarna för att kunna delta.

Vilka formkrav gäller för styrelseprotokollet?

När styrelsen sammanträder ska den föra protokoll (Lag om ekonomiska föreningar, 7 kap. 24 §)

• Deltagare och datum ska framgå av protokollet.

• Vem som utsetts till protokollförare och justeringsperson ska framgå.

• De beslut som styrelsen fattar ska skrivas in i protokollet.

• Protokollet ska undertecknas av utsedd protokollförare.

• Protokollet ska justeras/undertecknas av ordföranden samt av utsedd justeringsperson. 

(Ordförande kan själv vara protokollförare.)

Får styrelseprotokoll signeras digitalt?

Styrelseprotokoll får, likväl som andra viktiga dokument, signeras digitalt.

E-signering är en smidig lösning inte minst när styrelsemötet helt eller delvis hålls digitalt.

Vid digital signering ska protokollet signeras digitalt av samtliga som ska signera dokumentet, det är inte tillåtet att någon då signerar dokumentet på annat sätt.

Kan medlem kräva att få läsa styrelseprotokollen?

Protokoll från styrelsemöten är i regel inte tillgängliga varken för medlemmar eller andra utomstående. 

Medlem kan inte begära att få läsa ett styrelseprotokoll.

Revisorn har däremot både rätt och skyldighet att granska styrelseprotokollen.

Får styrelsen välja revisor?

Styrelsen får inte ensam bestämma vem som ska vara revisor, i annat fall än om stämman delegerat till styrelsen att utse sådan. Revisor ska oberoende granska styrelsens förvaltning, därför får revisor inte ha lojalitet till någon i styrelsen.

Vilken roll och vilka uppgifter har en styrelsesuppleant?

Suppleanternas huvuduppgift är att träda in i ledamöternas ställe om ledamöterna inte kan delta.

När en suppleant ersätter en ordinarie ledamot på ett styrelsemöte, men inte annars, har suppleanten samma ställning och ansvar som den ordinarie ledamoten, inklusive rösträtt.

Föreningar kan även ha andra roller och uppgifter för suppleanterna, inklusive närvaro vid styrelsemöten. Det är dock enbart i rollen av ersättare för annan ledamot som suppleanten får rösträtt.

Har adjungerad styrelsemedlem rösträtt?

En adjungerad styrelsemedlem är en person som tillfälligt valts att få delta på styrelsemöte.

En adjungerad styrelsemedlem har inte rösträtt, däremot har hen i regel yttranderätt och förslagsrätt. 

Särskilt aktsamhet bör visas i det fall revisor är adjungerad då revisors medverkan innebär en jävssituation. Revisor bör följaktligen vara adjungerad enbart ha rollen av sakkunnig.

Vem kan avsätta styrelsen eller styrelsemedlem?

Styrelseledamot kan frivilligt, och när som helst, frånträda sitt uppdrag.

Men, det är bara den eller de som utsett styrelseledamot som kan besluta om att avsätta densamma, dvs. i regel föreningens stämma.

Samma regler gäller för styrelsesuppleanter.

Vad kan man göra om (någon i) styrelsen missköter sig?

Styrelseledamöter måste ta hänsyn till allt som lagar, stadgar och andra bestämmelser föreskriver.

Grundregeln vid ledamots misskötsel bör vara att tala med personen ifråga eller ge en skriftlig erinran till personen.

Styrelseuppdraget är ett förtroendeuppdrag och stämman kan (även utan att ange skälen) återkalla styrelseledamots uppdrag.

Föreningsstämman kan vägra styrelsen ansvarsfrihet vid

• avsiktligt brott mot bestämmelserna

• vårdslöshet som skadar föreningen ekonomiskt.

Talan mot styrelsen eller enskilda ledamöter kan väckas i enlighet med Lagen om ekonomiska föreningar, vilket kan leda till skadeståndsskyldighet.

Vid brott mot lagen kan åklagare väcka åtal. Åtalade kan, i det strängaste fallet, dömas till fängelsestraff.

Vad gör bostadsrättsföreningens valberedning?

Lagen kräver det inte, men bostadsrättsföreningar kan ha en valberedning. Krav på sådan kan även finnas i föreningens stadgar. Föreningsstämman utser valberedningen. 

I regel består valberedningen av medlemmar vars huvudsakliga uppgift är att finna lämpliga kandidater till styrelseledamöter. Valberedningen kan även ta fram förslag på övriga funktionärer, samt lämpliga revisorskandidater. 

Valberedningen har i övrigt inget beslutsmandat och alla medlemmar kan föreslå andra kandidater än de valberedningen föreslagit.