Vilken info ska revisor få från styrelsen?

Vilka underlag ska revisorn ha från styrelsen inför årsrevisionen?

Styrelsen och/eller den ekonomiska förvaltaren ska i god tid delge revisorn all efterfrågad information. 

Dokument och information som revisorn behöver är:

• Underhållsplan.

• Budget.

• Samtliga protokoll (styrelseprotokoll, stämmoprotokoll, konstituerande mötesprotokoll) för verksamhetsåret. Dessa ska vara numrerade efter bokslutsperioden samt justerade/signerade.

• Bokslutsmaterial (kommer oftast från föreningens redovisningsbyrå / ekonomiska förvaltare).

• Utkast till årsredovisning samt förvaltningsberättelse.

• Föreningens aktuella stadgar.

• Väsentliga avtal.

• Försäkringar.

• Engagemangsbesked från alla banker/låneinstitut.

• Kontaktuppgifter till eventuell internrevisor.

När ska revisorn senast ha fått årsredovisningen m.m.?

Revisor(erna) ska enligt lag ha mottagit årsredovisningen för granskning senast sex veckor före årsstämman. 

(För att kunna granska årsredovisningen ska revisorn även ha tillgång till övrigt underlag enligt ovan.)

Revisor bör sedan ha returnerat påskriven årsredovisningen inklusive sin revisionsberättelse till föreningen (samt, i förekommande fall, även sin revisionsmemoria till styrelsen) senast tre veckor före stämman.

Vilka frågor ställer revisorn till styrelsen?

I samband med revisionen bör revisorn avkräva styrelsen ett antal svar. Flera av dessa kan utläsas av protokoll men granskningen kan både underlättas och förtydligas genom dialog med styrelsen, i vissa fall kan ytterligare dokumentation/skriftliga utlåtanden utkrävas av styrelsen.

Exempel på frågor:

- Har styrelsen varit beslutsför?

• Under styrelsemöten, har styrelsen varit beslutsför vid alla beslut?

Det krävs att fler än hälften av ledamöterna varit närvarande. Om föreningens stadgar t.ex. föreskriver att ni ska vara minst 5 ledamöter i styrelsen, innebär detta att minst 3 personer måste närvara på varje möte för att styrelsen ska vara beslutsför.

- Har styrelsen (även i övrigt) följt föreningens stadgar?

• Har styrelsen följt stadgarna i alla styrelsebeslut?

• Om inte, vad är motiveringen?

• Har föreningens stadgar reviderats under verksamhetsåret?

Översyn över stadgarna bör göras varje år och i förekommande fall revideras för att aldrig vara i konflikt med gällande bostadsrättslagstiftning m.fl. eller medlemmarnas intressen.

- Har styrelsen tagit hänsyn till stämmodirektiv och agerat i medlemmarnas ekonomiska intresse?

• Har föreningen gjort investeringar utöver planerat underhåll?

  1. 1. • • Har sådana investeringar i så fall röstats igenom av stämman dessförinnan?

• Vid ev. större upphandling eller avyttring: har föreningens rutiner följts, i enlighet med medlemmarnas intresse?

- Har styrelsen varit potentiellt jävig?

• Har någon styrelseledamot hamnat i jävssituation ("part i målet", beroendesituation eller annan lojalitet) under verksamhetsåret?

  1. 1. • I så fall, hur har styrelsen hanterat jävssituationen?

- Har avskrivningarna gjorts korrekt?

• Har alla avskrivningar på fastighet, fastighetsförbättringar och inventarier gjorts enligt det regelverk som ska tillämpas (K2 eller K3)?

• Har rätt avskrivningstid valts?

- Har styrelsen säkerställt att rätt försäkringar finns?

Det handlar huvudsakligen om lagstadgade försäkringar*, men det kan även finnas andra och i stadgarna föreskrivna försäkringar, eller genom stämmodirektiv beslutade försäkringar.

• Är fastigheten fullt försäkrad?*

• Har styrelsen ansvarsförsäkring?*

- Har styrelsen fått styrelsearvoden och/eller andra förmåner?

• Har styrelsen erhållit arvoden under verksamhetsåret?

  • Har styrelsen i så fall tagit ut arvoden utöver vad stämman beslutat att arvodet skulle vara under verksamhetsåret?

• Hur stort blev det totala arvodet till styrelsen samt eventuellt tillägg i form av sociala avgifter?

• Har styrelsen fått andra förmåner? (Det kan t.ex. handla om middag i anslutning till styrelsesammanträden.)

Förening som betalar en person mer än 1000 kronor under ett kalenderår ska registrera sig som arbetsgivare hos Skatteverket samt betala arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag. Det gäller även när styrelseledamot erhåller arvode.

- Har underhåll gjorts enligt underhållsplan?

• Finns en underhållsplan för fastigheten?

• Har underhåll gjorts under verksamhetsåret?

• Vilket/vilka underhåll har i så fall gjorts? Vad är avslutat och vad är pågående?

• När underhållsplan finns, har uppföljning av verkligt utfall skett mot underhållsplanen?

• Om underhåll inte gjorts under verksamhetsåret: finns stödbudget för underhåll? Hur påverkas medlemsavgiften? (Planeras avgiftshöjning under den kommande bokslutsperioden?)

- Har föreningen dolda tillgångar?

En dold tillgång är en tillgång som inte framstår tydlig i den ekonomiska redovisningen. Dolda tillgångar kan t.ex. vara föreningslokal, vindsutrymme eller andra ytor som skulle kunna säljas/omvandlas till bostadsrätt, hyresrätt eller lokal.

• Har föreningen några tillgångar som det inte redogörs för öppet i den ekonomiska redovisningen?

• Har försäljning av dold tillgång skett till ledamot eller närstående? 

  • Har i så fall tillgången marknadsvärderats av oberoende mäklare?