Redovisning och årsredovisning i bostadsrättsförening

Vad gör en ekonomisk förvaltare för en bostadsrättsförening?

För att slippa göra all ekonomisk administration själv, eller delegera den till utsedd/vald medlem, kan styrelsen för föreningen ingå avtal med en ekonomisk förvaltare. Föreningen får då en administrativ partner för hanteringen av dess ekonomi.

En skicklig ekonomisk förvaltare bör åtminstone kunna hjälpa föreningen med:

• Bokföring

• Bokslut

• Årsredovisning

• Betalningar

• Deklaration(er)

• Löner/arvoden

• Budget

• Lägenhetsregister

• Medlemsavisering

Vad gör Bokföringsnämnden?

Bokföringsnämnden (BFN) är en statlig myndighet som har till uppgift att utveckla god redovisningssed. BFN ger ut regler och informationsmaterial om bokföringslagen och årsredovisningslagen.

Den som sköter bostadsrättsföreningens redovisning ska följa såväl lagen som tillämpliga delar i det regelverk BFN utformat.

Läs mer på: https://www.bfn.se

Vad är bostadsrättsföreningens räkenskapsår?

Räkenskapsåret är den period för vilken bostadsrättsföreningen ska upprätta sin årssammanställning över föreningens ekonomi, dvs. sin årsredovisning. 

De flesta bostadsrättsföreningar har kalenderåret som räkenskapsår.

Räkenskapsåret ska alltid omfatta 12 månader, undantaget när föreningen bildas eller räkenskapsåret läggs om.

Räkenskapsåret är angivet i stadgarna och stadgarna måste skrivas om ifall räkenskapsåret ska läggas om.

Vad menas med ett brutet räkenskapsår?

Räkenskapsår behöver inte nödvändigtvis följa kalenderåret. Vid avsteg från detta kallas räkenskapsåret ”brutet”.

Ett brutet räkenskapsår påbörjar första dagen i en månad och varar i tolv månader.

Vad är en bostadsrättsförenings årsredovisning till för?

Bostadsföreningens årsredovisning är en sammanställning av föreningens resultat och ekonomiska ställning under det gångna räkenskapsåret. Redovisningen görs både i ord och siffror.

Genom årsredovisningen ska föreningens medlemmar, möjliga blivande medlemmar (bostadsrättsköpare) och andra intressenter kunna få en bild av föreningens ekonomi.

Styrelsen ansvarar för upprättandet av årsredovisningen, denna ska senare granskas av revisorn samt presenteras för och behandlas av medlemmarna på årsstämman.

Årsredovisningens bild av föreningens ekonomiska ställning framstår i regel som mest tydlig om årsredovisningen upprättats enligt regelverket K3.

Årsredovisningslagen (1995:1554) fastställer vad som ska presenteras i årsredovisningen.

Årsredovisningen ska bestå av:

• Förvaltningsberättelse (nya regler från jan. 2023).

• Resultaträkning

• Balansräkning

• Noter

• Kassaflödesanalys (obligatoriskt från jan. 2023)

Vad är förvaltningsberättelsen?

Styrelsens förvaltningsberättelse ger en allmän beskrivning av föreningen och fastigheten: såsom antal lägenheter och medlemmar under föregående år, vilken/vilka fastigheter föreningen äger samt vilka som är styrelsemedlemmar.

Om föreningen har en underhållsplan ska det framgå av förvaltningsberättelsen.

Styrelsen ska i förvaltningsberättelsen vidare redogöra för viktiga händelser under räkenskapsåret, vilket kan göras med ord och nyckeltal. 

Även händelser av väsentlig betydelse för föreningen efter räkenskapsårets slut ska, om sådana förekommit, nämnas i särskilt avsnitt.

Ur förvaltningsberättelsen ska dessutom framgå förslag på resultatdisposition. Resultatdispositionen ska bestå av:

• fördelning av årets resultat

• balanserat resultat (ansamlat resultat)

• avsättning till yttre fond. 

Obs! Ny bestämmelse i Årsredovisningslagen, avseende förvaltningsberättelsen, ska gälla från 1 januari 2023.

Enligt de nya bestämmelserna ska bostadsrättsförening i förvaltningsberättelse lämna upplysningar om sådana nyckeltal som kan underlätta en bedömning av föreningens ekonomi, såsom

• årsavgift per kvadratmeter upplåten med bostadsrätt

• skuldsättning per kvadratmeter

• sparande per kvadratmeter

• räntekänslighet

• energikostnad per kvadratmeter.

I en bostadsrättsförenings årsredovisning ska det, enligt de nya reglerna, också ingå en kassaflödesanalys.

Bostadsrättsföreningen ska dessutom i framtida årsredovisning redogöra för vad ett redovisat negativt ekonomiskt resultat innebär för föreningens möjlighet att finansiera sina framtida ekonomiska åtaganden.

Vad är resultaträkningen?

Resultaträkningen redovisar:

• om bostadsrättsföreningen gått med vinst eller förlust under räkenskapsåret, samt översiktligt,

  • vad det är som givit föreningens intäkter och kostnader.

• motsvarande siffror för föregående år, för jämförelse av utvecklingen och vad som påverkat resultatet.

Vad är balansräkningen?

Balansräkningen presenterar bostadsrättsföreningens ekonomiska status vid räkenskapsåret slut i siffror.

Föreningens tillgångar och skulder i olika slag senaste presenteras, både för det aktuella räkenskapsåret och året dessförinnan, som jämförelse.

Ur balansräkningen framgår även föreningens egna kapital, dvs skillnaden mellan dess tillgångar och skulder.

Vad menas med noter i årsredovisningen?

Det går inte alltid att utläsa posterna i resultat- och balansräkningen utan att förklara vad de bygger på.

I noter kan man redogöra för med vilket regelverk årsredovisningen upprättats samt förklara de olika posterna med ord och/eller ytterligare indelning av poster och siffror från underliggande kontoklasser i räkenskaperna).

Vad innebär det nya lagkravet på kassaflödesanalys?

Från och med den 1 januari 2023 införs nytt krav i årsredovisningslagen avseende krav på kassaflödesanalys i årsredovisningen.

Kassaflödesanalysen ska redogöra för föreningens in- och utbetalningar under räkenskapsåret.

Dessutom införs krav på vissa nyckeltal och upplysning vid negativt resultat i förvaltningsberättelsen. (Läs ovan).

Vad är skillnaden mellan redovisningsregelverken K2 och K3 för bostadsrättsföreningar?

Alla bostadsrättsföreningar som finns i Sverige i dag räknas som små företag enligt Årsredovisningslagens definitioner. De kan därför välja mellan att använda regelverket K2 eller regelverket K3 för redovisningen (upprättandet av redovisningen, ÅR).

Respektive regelverk styr vilken information som ska finnas med i årsredovisningen och hur den ska presenteras.

Regelverken skiljer sig i synen på byggnaden, bl.a. i hur anläggningstillgångar ska skrivas av.

Valet av redovisningsregelverk påverkar inte en förenings ”verkliga” ekonomi men är av betydelse för hur byggnadsavskrivningar och utgifter för stora underhållsåtgärder hanteras i årsredovisningarna.

Vad innebär K3?

K3 är huvudregelverket.

Med K3-redovisning indelas huset bestånd i olika delar, såsom fasad, tak och fönster. Dessa delar kallas komponenter.

• Komponenterna avskrivs var för sig.

• När en komponent byts ut görs en avskrivningsplan för komponentens utgift, samt för beräknad nyttjandeperioden.

• Föreningens redovisade resultat blir mer stabilt över åren med detta sätt att hantera avskrivningar. 

Vad innebär K2?

Det stora flertalet bostadsrättsföreningar och i synnerhet mindre föreningar har valt att använda regelverket K2, som i vissa avseenden tillåter en förenklad och mer schablonmässig redovisning.

• Fastighetens olika delars (vad som i regelverket K3 kallas komponenter) sammanlagda bokförda värde redovisas som en enhet.

• Avskrivningar görs schablonmässigt, och med jämn årlig andel, som en enhet.

Om t.ex. fönster måste bytas så belastas hela utgiften årets redovisade resultat.

Med K2-redovisning kan det redovisade ekonomiska resultatet komma att variera ganska mycket mellan två år, då kostnader för större underhållsåtgärder enligt K2 inte får aktiveras som tillgångar utan ska kostnadsföras direkt. 

Bör föreningen välja K2 eller K3?

Styrelsens arbetsbörda påverkas inte nämnvärt av valet av regelverk för upprättandet av årsredovisningen.

Däremot blir det något mer arbete för den ekonomiska förvaltaren (redovisningen) och för revisorn (kontrollen) om regelverket K3 tillämpas. K3-redovisning kan alltså vara något dyrare.

Med K3 får föreningen samtidigt ett tydligt verktyg för ekonomistyrning samt jämnare redovisat ekonomiskt resultat över åren. (Det blir även lättare för medlemmar, presumtiva medlemmar och andra intressenter att få en rättvisande bild av föreningens långsiktiga ekonomi.)

God ekonomistyrning kan föreningen även ha med K2 och en långsiktig underhållsplan som återkommande revideras samt med årsvis budgetering.

Förening med nyproducerad byggnad (som inte förväntas kräva utskiftningar på överskådlig tid) samt väl etablerad förening som har avsatt behövliga medel till fond för yttre underhåll borde lika gärna kunna använda K2 som K3 som regelverk.

Frånsett kostnadsaspekten för upprättandet av årsredovisningen så går det givetvis inte att rekommendera en förening att inte välja regelverket K3. Med K3 blir årsredovisningen mer tydlig i detaljerna.

Hur kan man byta mellan K2 och K3?‍

Det är alltid tillåtet att byta från K2 till K3, då det senare är standardregelverket.  Byte från K3 till K2 går det bara att göra vid ett tillfälle, om inte särskilda skäl föreligger för att återgå till K2, t.ex. om föreningen avyttrat eller avverkat en större del av fastighetsbeståndet.

När anses årsredovisningen vara upprättad?

Sedan 2022 anses årsredovisningen vara upprättat den dag då samtliga personer skrivit på årsredovisningen. 

Det är alltså inte längre det datumet då årsredovisningen beslutades som gäller. 

Följaktligen ska samtliga personer ange sitt påskriftdatum (dock ej behövligt om samtliga skriver på vid samma tillfälle).

Observera att alla måste skriva på årsredovisningen på samma sätt, antingen digitalt eller fysiskt, med penna.

När måste årsredovisningen senast vara klar?

Styrelsen ska upprätta och skriva under årsredovisningen senast sex månaderna efter utgången av räkenskapsåret (eller en tidigare tidpunkt om sådan inskrivits i stadgarna).

Bostadsrättsföreningars styrelser har i praktiken sällan så lång tid på sig.

Revisor(erna) ska enligt lag ha fått årsredovisningen för granskning senast sex veckor före årsstämman.

Revisor bör sedan ha returnerat påskriven årsredovisningen inklusive sin revisionsberättelse till föreningen (samt, i förekommande fall, även sin revisionsmemoria till styrelsen) senast tre veckor före stämman.

Obs! Ett prejudikat från 2004 fastslår att det kan vara ett bokföringsbrott att inte vara klar med årsredovisningen i tid.

Måste årsredovisningen göras klar om föreningen ändå tvingas skjuta på årsstämman?

Årsredovisningen måste vara klar i tid. 

Det gäller följaktligen även för det ej helt ovanliga fall att föreningen tvingas senarelägga den planerade årsstämman, av någon orsak.

Vilka ska underteckna årsredovisningen?

Årsredovisningen ska i utgångspunkt skrivas under av samtliga valda, tillika hos Bolagsverket registrerade styrelseledamöter.

(I det fall styrelseledamot inte är tillgänglig för att underteckna årsredovisningen kan en styrelsesuppleant träda in för denne. Då ska det anges att suppleanten skriver under årsredovisningen i rollen av tjänstgörande styrelsesuppleant.)

Efter att årsrevisionen utförts ska även revisor(erna) skriva under årsredovisningen.

Kan årsredovisningen skrivas under digitalt?

Numera är det vanligt förekommande att årsredovisningen, precis som många andra viktiga dokument, signeras digitalt (e-signering).

Obs! När årsredovisningen signeras digitalt krävs att samtliga ledamöter samt revisor(er) undertecknar dokumentet digitalt. Kombination av e-signaturer och fysiska signaturer med penna på samma dokument tillåts inte.

Inför årsstämman: när ska medlemmarna senast få ta del av årsredovisningen?

Årsredovisning signerad av alla parter, inklusive signerad revisionsberättelse, ska finnas tillgänglig för alla medlemmar senast två veckor inför årsstämman.

Det räcker i regel att dokumentet är nåbart för alla digitalt, exv. på föreningens webbplats.

Vem ska föredra årsredovisningen på årsstämman?

Det finns inget regelverk som styr vem som ska presentera årsredovisningen. Ekonomiansvarig/kassör i styrelsen gör det ofta. Det är ej heller ovanligt att den ekonomiska förvaltaren står för presentationen, då hen i regel har de bästa förutsättningarna för att besvara frågor från medlemmarna som rör (års)redovisningen.

Revisor får av och till dylik förfrågan från styrelser och bör då tacka nej. Det är inte mer motiverbart att revisorn ska föredra årsredovisningen än att bilprovningens testansvarige (läs: revisorn) ska redogöra för bilens konstruktion när ansvarig konstruktör (läs: styrelsen) finns närvarande.

Måste en bostadsrättsförening skicka in årsredovisningen till Bolagsverket?

En bostadsrättsförening är skyldig att självmant skicka in årsredovisningen till Bolagsverket enbart om föreningen når upp till mer än ett av följande gränsvärden för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren:

• Fler än 50 anställda.

• Mer än 40 miljoner kronor i balansomslutning.

• Mer än 80 miljoner kronor i nettoomsättning.

Någon så stor bostadsrättsförening finns inte i Sverige i dag.

En bostadsrättsförening kan dock föreläggas att skicka in årsredovisningen till Bolagsverket om någon begärt det.